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PMS Hotelero: Qué es, tipos y su importancia en la estrategia de Marketing de tu hotel

En el competitivo mundo del turismo y la hotelería, la tecnología juega un papel crucial en la gestión eficiente de los establecimientos. Un sistema vital para los hoteles modernos es el PMS hotelero (Property Management System), un software diseñado para facilitar la administración diaria de un hotel. Si aún no estás familiarizado con el término o te preguntas cómo el PMS hotelero puede beneficiar a tu estrategia de marketing, estás en el lugar adecuado.

¿Qué es el PMS hotelero y para qué sirve?

El PMS hotelero es un sistema de gestión hotelera que permite automatizar y centralizar todas las tareas operativas del hotel, como la reserva de habitaciones, la facturación, la asignación de habitaciones y el control del inventario. Este software agiliza la operativa diaria, reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales y minimizando el riesgo de errores humanos.

El PMS hoteles se convierte en el núcleo del establecimiento, ya que conecta distintos departamentos como recepción, limpieza, reservas y hasta marketing. Gracias a su capacidad de integrar diferentes funciones, un PMS hotelero bien elegido puede hacer que la gestión sea más eficiente y mejorar la experiencia del cliente.

Tipos de PMS para hoteles

Existen varios tipos de PMS hotelero, dependiendo del tamaño y las necesidades específicas de cada hotel. Entre los más comunes se encuentran:

  1. PMS local o instalado: Este tipo de PMS software se instala directamente en los servidores del hotel. Aunque es más seguro en cuanto a almacenamiento, puede resultar más costoso debido a la infraestructura y el mantenimiento necesarios.
  2. PMS en la nube: El PMS hotelero en la nube ha ganado popularidad en los últimos años debido a su flexibilidad y accesibilidad. Con este sistema, los datos se almacenan en servidores externos, lo que permite acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Además, reduce los costos operativos, ya que no es necesario mantener una infraestructura física.
  3. PMS híbrido: Combina características del PMS local y el PMS en la nube. Es ideal para hoteles que necesitan un acceso constante a los datos sin depender completamente de la conectividad.
La importancia de elegir un buen PMS hoteles para tu estrategia de marketing

El papel del PMS hotelero en una estrategia de marketing para hoteles

El PMS hotelero no es solo un sistema operativo; también puede convertirse en una herramienta poderosa dentro de la estrategia de marketing. Un PMS para hoteles adecuado proporciona datos valiosos que permiten tomar decisiones informadas y personalizar las campañas de marketing para mejorar la experiencia del cliente y aumentar las reservas directas.

Cómo usar tu PMS hotelero para aumentar tus reservas

  1. Segmentación de clientes: Los datos recogidos por el PMS hotelero permiten analizar el comportamiento de los huéspedes, como las preferencias de habitación, estancias anteriores y hábitos de compra. Con esta información, el hotel puede crear campañas de marketing altamente segmentadas, enviando ofertas personalizadas a los clientes según su perfil.
  2. Optimización de tarifas: Un buen PMS hotelero incluye módulos de revenue management que ajustan automáticamente las tarifas en función de la demanda, ocupación y competencia. Esto es clave para atraer a más clientes en temporadas bajas y maximizar los ingresos en temporadas altas.
  3. Automatización del marketing: Muchos PMS software modernos permiten automatizar campañas de email marketing, enviando correos electrónicos antes, durante y después de la estancia del huésped. Esta funcionalidad mejora la comunicación con el cliente y aumenta las probabilidades de obtener reservas repetidas o recomendaciones.

 

¿Por qué es crucial elegir el mejor PMS hotelero? La importancia del PMS hotelero en turismo

En el sector turístico, un PMS hotelero se convierte en una herramienta indispensable para gestionar no solo el inventario de habitaciones, sino también para coordinar servicios adicionales como excursiones, traslados y actividades. La capacidad de organizar y gestionar todo esto en un solo sistema garantiza una experiencia fluida para el cliente, lo que se traduce en mejores reseñas y mayor visibilidad en plataformas de reservas online.

Con la tecnología evolucionando a pasos agigantados, los hoteles que no modernicen sus operaciones corren el riesgo de quedarse atrás. Elegir un PMS hotelero adecuado es una decisión estratégica clave para cualquier hotel, ya que afecta tanto a la eficiencia operativa como a la satisfacción del cliente. La selección de un PMS hotelero adecuado impacta en varias áreas clave:

  • Optimización operativa: Un buen PMS mejora la eficiencia de todos los departamentos del hotel, desde la recepción hasta el servicio de limpieza.
  • Aumento de ingresos: Herramientas como la gestión dinámica de tarifas (revenue management) integradas en el PMS software permiten ajustar precios según la demanda, optimizando así los beneficios.
  • Mejora en la experiencia del cliente: La personalización basada en datos históricos y preferencias del huésped aumenta su satisfacción y, por tanto, su lealtad.
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Los 10 mejores PMS para hoteles (sistemas de gestión de propiedades hoteleras)

Algunos de los mejores PMS para hoteles que destacan en el mercado actual son:

  • Oracle Hospitality (Opera PMS)– Muy confiable para la gestión de operaciones hoteleras y la satisfacción del cliente. Muy popular en grandes cadenas hoteleras por su capacidad de gestión avanzada.
  • Mews: Un PMS en la nube que ofrece una interfaz moderna y fácil de usar, ideal para hoteles medianos y grandes. Simplifica la gestión operativa, reservas y aumenta los ingresos del hotel.
  • Hotelguest: Incluye un CRM que ayuda a los hoteles a realizar un seguimiento de las interacciones con los huéspedes y a gestionar las reservas y la disponibilidad de habitaciones. 
  • RoomRaccoon: Combina la funcionalidad de un PMS con la capacidad de gestión de canales y motor de reservas, perfecto para pequeños hoteles y apartamentos turísticos.
  • Protel (ahora Planet): Un PMS híbrido que ofrece soluciones tanto en la nube como locales, con un enfoque en la personalización de la experiencia del huésped.
  • eviivo – Destacado por gestionar reservas, pagos e interacciones con los huéspedes de forma eficiente.
  • InnQuest – Ideal para integrar todas las herramientas de hospitalidad en una sola plataforma.
  • Cloudbeds – Excelente para unificar múltiples funciones en un sistema fácil de usar.
  • Stayntouch – Sobresale por su capacidad de integración con sistemas de terceros.
  • Agilysys – Famoso por su gestión perfecta y su enfoque en ofrecer un servicio al cliente excepcional.

Comparativa de precios y características de los PMS hoteleros

Elegir un PMS hotelero no solo depende de sus funciones, sino también del tamaño y presupuesto de cada establecimiento. Según los datos de HotelTechReport, los precios varían considerablemente entre proveedores y dependen del número de habitaciones, integraciones adicionales, y servicios complementarios.

Cloudbeds y Mews, por ejemplo, se destacan por ofrecer soluciones escalables para hoteles de todos los tamaños, mientras que opciones como Oracle Hospitality suelen ser más costosas, pero perfectas para cadenas hoteleras grandes que necesitan fiabilidad y capacidad de gestión a gran escala.

InnQuest y eviivo tienden a ser más accesibles para hoteles pequeños, ya que ofrecen características clave como la gestión de reservas y facturación, sin sacrificar funcionalidades esenciales como la integración con OTAs (Agencias de Viajes Online) y pasarelas de pago.

Cómo elegir el mejor PMS hotelero para tu negocio en 2024

Elegir el PMS hotelero adecuado para tu hotel puede parecer un desafío, pero con la información correcta, puedes seleccionar una solución que no solo mejore tus operaciones internas, sino que también sea un activo valioso para tu estrategia de marketing. Considera el tamaño de tu hotel, las necesidades específicas de tus clientes y el presupuesto disponible. Optar por un PMS en la nube flexible como Mews o Cloudbeds puede ser una gran elección para la mayoría de los hoteles medianos, mientras que grandes cadenas pueden beneficiarse de soluciones más robustas como Oracle Hospitality.

Recuerda que un PMS hotelero bien implementado no solo te ayuda a gestionar mejor tu propiedad, sino que también te permite maximizar tus ingresos y ofrecer experiencias más personalizadas a tus huéspedes.

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